La presente política de privacidad (“Política de Privacidad”) tiene como objeto la protección de los datos personales que administre, gestione o use Busco Horarios («BH») en desarrollo de su actividad comercial a través del sitio web buscohorarios.com (“Sitio Web”) y de las aplicaciones móviles ligadas a dicho sitio web. La Política de Privacidad de BH está dividida en dos apartes: (i) las Políticas y Procedimientos en relación con el derecho fundamental de Habeas Data y, (ii) las Políticas y Procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales.
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Objeto:
El objeto de este manual es buscar garantizar el derecho fundamental de Habeas Data a todas las personas que hayan entregado información objeto de esta especial protección a BH, en el desarrollo de su objeto social.
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Definiciones:
- Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data.
- Fuente de información – Fuente: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los Titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del Titular de la información, suministra esos datos a un Operador de información, el que a su vez los entregará al Usuario final.
- Operador de información – Operador: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente de información datos personales sobre varios Titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios.
- Usuario: El usuario es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios Titulares de la información suministrada por el Operador o por la Fuente, o directamente por el Titular de la información.
- Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
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Calidades en que puede actuar BH:
BH podrá actuar como Operador, Fuente o Usuario, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y en este Manual. Cuando BH actúe como Fuente y entrega la información directamente a los Usuarios y no, a través de un Operador, BH tendrá la doble condición de Fuente y Operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. BH actuando como Fuente de la información responderá por la calidad de los datos suministrados al Operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del Titular de los Datos. Cuando BH actúe como Operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujetará al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la ley para garantizar la protección de los derechos del Titular de los Datos. Salvo que BH cuando actúe como operador sea la misma Fuente de la información, y, por tanto, no tenga relación comercial o de servicios con el Titular, no será responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la Fuente. Cuando BH actúe como Usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujetará al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del Titular de los Datos. En el caso en que BH actuando como usuario a su vez entregue la información directamente a un Operador, tendrá la doble condición de Usuario y Fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
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Principios en la administración de Datos personales
- Principio de veracidad o calidad de los registros o datos La información contenida en los bancos de datos que administre BH debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. BH se abstendrá de realizar el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de finalidad BH dará a conocer al Titular de la información la finalidad para la cual recauda la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la respectiva autorización.
- Principio de circulación restringida En la administración de datos personales, BH se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, a las disposiciones legales y a los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad.
- Principio de temporalidad de la información BH no suministrará información a Usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad para la cual fue recaudada.
- Principio de interpretación integral de derechos constitucionales En el manejo de la información sobre Datos personales BH interpretará la normatividad vigente en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. BH interpretará los derechos de los Titulares en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables;
- Principio de seguridad BH manejará los Datos Personales que recaude o suministre con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado;
- Principio de confidencialidad BH propenderá para que todas sus empleados y colaboradores, asesores y relacionados que intervengan en la administración de los Datos personales que no tengan la naturaleza de públicos garanticen la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos.
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Circulación de la Información:
La información personal recolectada o suministrada por BH de conformidad con lo dispuesto en la ley a los Operadores podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes términos:
- A los Titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta aquí previsto.
- A los Usuarios de la información, dentro de los parámetros de la ley.
- A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
- A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.
- A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
- A otros Operadores, cuando se cuente con autorización del Titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el Operador que entrega los datos.
- A otras personas autorizadas por la ley.
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Derechos de los Titulares de la Información :
Los Titulares de los Datos Personales que sean recolectados o suministrados por BH tendrán los siguientes derechos:
- Con BH actuando como operador:
- Ejercer el derecho fundamental al hábeas data mediante la utilización de los procedimientos de consultas o reclamos, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales y legales.
- Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales o legales mediante la utilización del procedimiento de reclamos y peticiones.
- Solicitar prueba de la certificación de la existencia de la autorización expedida por la Fuente o por el Usuario.
- Solicitar información acerca de los Usuarios autorizados para obtener información.
Sin perjuicio que la administración de información pública no requiere autorización del Titular, BH en la administración de los Datos personales se sujeta al cumplimiento de los principios de la administración de los mismos.
- Frente a BH cuando este actúe como Fuente de la información:
- Ejercer los derechos fundamentales al hábeas data y de petición, cuyo cumplimiento se podrá realizar a través del Operador, cuando esta figura exista, conforme lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos establecidos en este documento.
- Solicitar información o pedir la actualización o rectificación de los Datos, lo cual realizará el Operador, con base en la información aportada por la Fuente, conforme se establece en el procedimiento para consultas y reclamos aquí desarrollados.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando la misma sea requerida.
- Frente a BH cuando este actúe como Usuario:
- Solicitar información sobre la utilización que el Usuario le está dando a la información, cuando dicha información no hubiere sido suministrada por el Operador, o cuando no se requiera la figura del Operador.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando ella sea requerida.
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Deberes de BH cuando actúa como Operador:
BH tendrá a cargo los siguientes deberes cuando actúe como Operador de la información correspondiente a Datos Personales:
- Garantizar, en todo tiempo al Titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, y solicitar la actualización o corrección de datos, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos, conforme lo previsto en el presente documento.
- Garantizar, que en la recolección, tratamiento y circulación de datos, se respeten los demás derechos de los Titulares consagrados en la ley.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que, de conformidad con lo previsto en las normas legales, pueden tener acceso a ella.
- Cumplir con el presente manual de políticas y procedimientos, el cual garantiza el adecuado cumplimiento de los derechos fundamentales al habeas data y de petición de los Titulares.
- Solicitar la certificación a la Fuente de la existencia de la autorización otorgada por el Titular, cuando dicha autorización sea necesaria.
- Conservar con las debidas seguridades los registros almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
- Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que le reporten novedades las Fuentes.
- Tramitar las peticiones, consultas y los reclamos formulados por los Titulares de la información, en los términos señalados en el presente manual.
- Indicar en el respectivo registro individual que determinada información se encuentra en discusión por parte de su Titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma y no haya finalizado dicho trámite.
- Circular la información a los Usuarios dentro de los parámetros establecidos por el presente manual y lo regulado en la ley.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con el cumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
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Deberes de BH cuando actúa como Fuente de Información:
BH deberá cumplir con los siguientes deberes cuando actúe como Fuente de Información:
- Garantizar que la información que se suministre a los Operadores de los bancos de datos o a los Usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Reportar, de forma periódica y oportuna al Operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los Operadores.
- Reportar oportunamente la información al Operador.
- Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por los Titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los Operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria.
- Certificar, semestralmente al Operador, que la información suministrada cuenta con la autorización, cuando esta sea requerida.
- Resolver los reclamos y peticiones del Titular conforme se estipula en el presente manual, y lo establecido en la ley.
- Informar al Operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su Titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el Operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con el cumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
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Deberes de BH cuando actúa como Usuario de Información referente a Datos personales:
BH deberá cumplir con los siguientes deberes cuando actúe como Usuario de información referente a Datos personales:
- Guardar la confidencialidad sobre la información que les sea suministrada por los Operadores de los bancos de datos, por las Fuentes o los Titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada.
- Informar a los Titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.
- Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con el cumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
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Trámite de Peticiones, Consultas y Reclamos.
BH tramitará las peticiones, consultas y reclamos relativos al derecho de habeas data de los Titulares de la información de acuerdo con el siguiente procedimiento:
- Trámite de consultas: Los Titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular, que repose en cualquier banco de datos administrado por BH. BH suministrará a estos, debidamente identificados, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.La petición o consulta deberá realizarse de forma escrita al correo electrónico contacto@BH.com. La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, BH informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. BH atenderá de fondo la petición o consulta, suministrando integralmente toda la información solicitada.
- Trámite de reclamos: Los Titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información contenida en su registro individual en un banco de datos administrado por BH debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante BH , el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido al correo electrónico contacto@BH.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, BH oficiará al interesado para que subsane las fallas. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.Una vez recibido la petición o reclamo completo BH incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y deberá incluirse en la información que se suministra a los Usuarios.El término máximo en el que BH atenderá la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, BH informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.En los casos en que exista una fuente de información independiente de BH , este último deberá dar traslado del reclamo a la Fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual resolverá e informará la respuesta a BH en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, BH dará respuesta al titular en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, según lo indicado en el numeral anterior. Si el reclamo es presentado ante la Fuente, esta procederá a resolver directamente el reclamo, pero deberá informar a BH sobre la recepción del reclamo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo dentro del registro individual, lo cual deberá hacer BH dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la Fuente.Para dar respuesta a la petición o reclamo, BH o la fuente, según sea el caso, realizará una verificación completa de las observaciones o planteamientos del Titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al Titular.Cuando el Titular busque amparar su derecho al Hábeas data a través de un proceso judicial y una vez la Fuente haya sido notificada de la demanda informará al Operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga “información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma dentro del registro individual, lo cual deberá hacer el Operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la Fuente y por todo el tiempo que tome obtener un fallo en firme. Igual procedimiento deberá seguirse en caso que la Fuente inicie un proceso judicial contra el Titular de la información, referente a la obligación reportada como incumplida, y este proponga excepciones de mérito.
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Objeto:
El presente Manuel de políticas y procedimientos tiene como objeto garantizar que el tratamiento de los datos personales que sean recibidos, solicitados o entregados por parte de BH y que sean susceptibles de tratamiento conforme con la ley, se realice atendiendo la protección legal establecida sobre la materia, y en especial garantizando los derechos de los Titulares de los datos.
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Definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales;
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad BH comunicará al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, BH podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.
- Responsable del Tratamiento:: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, BH de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
- Responsable:
- Denominación: Busco Horarios, operado por el grupo LaComuna.
- Ciudad: Oficina C9 – Plaza Paraíso. cp 77710. México.
- Correo Electrónico: contacto@BH.com
- Teléfono del responsable: (+52) 984 107 5426
- Área a cargo: Departamento de servicio al cliente y Marketing.
- BH comunicará a los Titulares cualquier cambio en las Políticas de Privacidad, antes de su implementación.
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Principios de la Protección y Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y ejecución de las políticas de protección y Tratamiento de Datos Personales BH se regirá por los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley;
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual BH informará al Titular;
- Principio de libertad: BH sólo ejercerá el Tratamiento con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. BH no obtendrá ni divulgará datos personales sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. BH no realizará el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de transparencia: En el Tratamiento BH garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Principio de acceso y circulación restringida: En el Tratamiento BH se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. En este sentido, BH realizará el Tratamiento sólo por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento (de acuerdo con la calidad en la que se actúe o la figura que se utilice), se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.
- En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, en la recolección de datos BH deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, BH no recolectará datos personales sin autorización del Titular
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Personas a las que se les puede suministrar la información
BH suministrará la información relativa a los datos personales que estén bajo a su administración a las siguientes personas:
- A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
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Tratamiento de Datos personales Sensibles
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
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Tratamiento de Datos personales de los niños, niñas y adolescentes:
Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. Para tal efecto, BH, sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta que el Tratamiento de los Datos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y que debe asegurarse el respeto de sus derechos fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud. Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un representante, el representante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles: Administrador de base de datos personales: Funcionario de BH o Encargado que tiene a cargo y realiza Tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal. Departamento de servicio al cliente y Marketing coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los Titulares realicen a BH .
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Finalidad y Tratamiento al que serán sometidos los Datos personales
BH trata los Datos personales de sus clientes, usuarios, aliados, empleados, funcionarios, contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello. Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en España y en exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o trasmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables y en atención a las normas específicas sobre la materia. En todo momento puedes comprobar los anunciantes y afiliados activos, con los que podríamos compartir datos personales de los usuarios, en este enlace. En todo momento, los Titulares podrán, de manera gratuita conocer, actualizar, rectificar y corregir su información personal. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley, y se realiza con las siguientes finalidades específicas:
- Promoción y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por BH al público, a través de:
- Respuestas a las preguntas realizadas por los usuarios;
- Elaboración seguimiento y evaluación sobre la prestación del servicio a cada cliente, de acuerdo con la experiencia particular.
- Envío de información y contenido de interés específico.
- Ofrecimiento de servicios personalizados para cada usuario acorde con la información recolectada y los intereses particulares.
- Mantener comunicación periódica y efectiva con los usuarios de nuestra plataforma, clientes, afiliados, empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para efectuar el Tratamiento de sus Datos personales, por medio de:
- Ofrecimiento y promoción, por cualquier medio, de los servicios prestados por BH , por compañías vinculadas o por cualquier otra compañía;
- Envío de invitaciones para participar en proyectos, estudios y/o eventos organizados por BH , sus empresas vinculadas o relacionadas, así como cualquier otra compañía que tenga algún tipo de relación con los servicios prestados a través de la plataforma.
- Lograr una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por BH a través de:
- Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladas por BH.
- Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.
- La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en servidores ubicados dentro y/o fuera de España.
- Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los Titulares de los Datos personales y la compañía.
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Deberes del Responsable del Tratamiento
Cuando BH actúe como Responsable del Tratamiento de Datos personales tendrá a su cargo el cumplimiento de los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las disposiciones legales.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con el cumplimiento de la ley, en lo referente a la protección y Tratamiento de los Datos personales.
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Derechos de los Titulares
Los Titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos personales.
- Presentar ante la entidad de supervisión y vigilancia quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la entidad de supervisión y vigilancia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- BH conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
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Políticas adoptadas por BH para la protección y Tratamiento de los Datos personales
BH adopta las siguientes políticas para la protección y el Tratamiento de los Datos Personales:
- Cumplir con toda la normatividad legal vigente española que dicte disposiciones para la protección de Datos personales.
- BH realiza el tratamiento de Datos Personales para lo cual deberá obtener la Autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del Titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.
- BH solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta.
- Toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por BH deberá corresponder a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite.
- El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. BH mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el Titular informe oportunamente sus novedades.
- Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios de BH que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
- BH no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el Titular.
- Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por BH como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal e BH haya finalizado.
- El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Privacidad.
- BH suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga Autorización o sea prohibida.
- Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, BH deberá entregar dicha información.
- A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de BH, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, BH podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
- Las políticas establecidas por BH respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por BH para que los Titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
- Los Datos Personales solo podrán ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
- BH será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de Datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
- Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
- Cuando finalice alguna de las labores de Tratamiento de Datos Personales por los terceros, contratistas o Encargados del Tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con BH , éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.
- BH no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la SIC.
- El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante BH , a través del correo electrónico: contacto@BH.com
- Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, BH deberá garantizar que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
- En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, BH suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento cuente con la autorización del Titular cuando esta se requiera.
- BH Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por la BH.
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Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales.
BH sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, BH o el Encargado del Tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los Datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los Datos personales deberán ser conservados, cuando así se requiera, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
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Autorización:
BH sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, a efectos de realizar el Tratamiento de sus Datos personales, obtendrá del Titular la autorización previa e informada, la cual deberá recabar por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. BH en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales establecerá mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en la ley, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. La autorización deberá manifestarse: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización. BH conservará prueba de la Autorización otorgada por los Titulares de Datos personales para el Tratamiento de los mismos.
- Casos en que no es necesaria la Autorización, BH no requerirá la Autorización del Titular para el Tratamiento de sus Datos personales cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- Información al Titular BH cuando actúe como Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la Autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
- Los derechos que le asisten como Titular;
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
BH conservará prueba del cumplimiento de lo previsto en este numeral y, cuando el Titular lo solicite, le entregará copia de la información.
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Procedimiento para el Ejercicio de Derechos por Parte de los Titulares
Los Titulares de Datos personales deben dirigir sus consultas, solicitudes o reclamos en forma escrita al correo electrónico contacto@BH.com. Para el efecto harán uso del Formato de Solicitudes y Reclamaciones sobre el Tratamiento de Datos Personales que se adjunta (Ver Anexo I).
- Procedimiento para solicitudes y consultas:Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que administre BH. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. BH debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Procedimiento en caso de reclamos El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a BH, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: La solicitud de rectificación debe contener mínimo la siguiente información:
- El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, y nombre y domicilio del Titular de su representante legal, si actúa a través de este.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los Datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
- En caso dado, adjuntar otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos personales.
El reclamo se dirigirá a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, a través de los departamentos de servicio al cliente y Marketing, si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, BH informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Procedimiento para la revocatoria de la Autorización y/o solicitud de supresión del dato:Los Titulares podrán en todo momento solicitar a BH, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el presente manual.Si vencido el término legal respectivo, BH, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la autoridad de supervisión y vigilancia que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.No obstante lo anterior, a solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
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Modificaciones y Vigencia
Las modificaciones que se realicen a la presente política se publicarán en la página web y entrarán en vigencia cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la publicación. La última modificación a la Política de Privacidad de BH se realizó el 09 de septiembre de 2019 y entró en vigencia el 09 de septiembre de 2019.
